#2 Podstawy optymalizacji czasu, czyli jak się zorganizować.

Czy zdarzyło ci się kiedyś tak, że cały dzień byłaś zajęta?

Czy biegałaś wszędzie, żeby wszystko zrobić a na koniec dnia siadasz i widzisz, że tak dużo rzeczy jeszcze zostało niezrobionych i pomimo tego, że jesteś przemęczony, czy przemęczona to jednak lista zadań na następny dzień jest ogromna?

 Jeżeli tak masz to ten podkład jest dla ciebie

Podcast jest dostępny na kanale Youtube.

Możesz też wybrać podcast, jeśli wolisz tylko słuchać.

Jeśli wolisz czytać, to poniżej transkrypcja podcastu. (Transkrypcja jest automatyczna)

Ja nazywam się Tadeusz Korach, to jest podcast dla tych, którzy prowadzą mikroprzedsiębiorstwo lub zamierzają takie prowadzić

Na czym polega problem, z tym że nie możemy się wyrobić? Pierwszym takim czynnikiem może nawet głównym jest chaos, a mianowicie, przerzucamy się między zadaniami, raz jedno raz drugie potem idziemy gdzie indziej, teraz chwilę w komputerze, teraz skoczę do sklepu, potem zrobię coś w ogrodzie, a następnie odbiorę dzieci z przedszkola, zawiozę do domu, potem pojadę po zakupy, potem znowu coś do komputera.

No w ten sposób oczywiście nie damy rady pracować, ponieważ bardzo dużo czasu zmarnujemy na dojazdy i przygotowania do kolejnych prac.

Jest taka anegdota:

„Po budowie biega robotnik z taczką, bardzo szybko jedną drugą stronę w jedną drugą stronę aż wreszcie zatrzymuje go kierownik i pyta

– Franek A ty co tak biegasz z tą pustą taczką po tej budowie?

– Szefie tyle roboty, że nie ma czasu załadować

No właśnie, czy też masz tak, że nie masz czasu załadować, że biegasz cały czas i nie wiesz, gdzie ręce włożyć? Przyczyny tego są w sumie trzy, może cztery. Spróbuję wszystkie wymienić i może się uda jakoś nad tym zapanować.

Pierwszą z nich to jest chaos właśnie, ale główną przyczyną jest brak planowania, ponieważ nie mamy zaplanowanych zadań, nie mamy terminów i nie wiemy kiedy mamy co zrobić, więc robimy wszystko akcyjnie. Teraz, to co nam się przypomni i natychmiast to robimy, Jak nam się przypomni coś później, to robimy to, co nam się teraz przypomniało, a na koniec dnia okazuje się, że jeszcze wiele rzeczy nam się w ogóle nie przypomniało, a jak one się jeszcze przypomną na koniec dnia i możemy je przełożyć na następny dzień to pół biedy, zależy, co to jest, natomiast czasem zdarza się, że nam się nie przypomni, natomiast to nie jest tak, że to jednak się nie wydarzy tylko czasami może samo się przypomnieć za jakiś czas ale niestety w niezbyt wygodnym dla nas momencie dlatego Pierwszą rzeczą, którą powinniśmy zrobić, żeby znaleźć trochę więcej czasu, jest zapanowanie nad chaosem i to właściwie jest kluczowe, nawet żeby słuchać tego podcastu, potrzebujesz trochę czasu Spróbuję teraz pomóc ci znaleźć ten czas trochę na odpoczynek, ale również na słuchanie kolejnych odcinków Pierwszą rzeczą, żeby uporządkować taki czas, żeby uporządkować swoje działania, to jest planowanie właściwie, to jest kluczowe we wszystkim. 

Nie chodzi tu, o jakieś skomplikowane planowanie jak w dużych przedsiębiorcach natomiast na pewno każdemu przyda się prosta lista zadań prosta lista zadań, ale nie wystarczy tylko, że te zadania sobie wpiszemy, bo oczywiście można Jeżeli nie prowadzisz w ogóle żadnej listy zadań, no to już sam ten fakt prowadzenia listy zadań i zapisania ich sobie na kartce to już jest kluczowy. Natomiast, jeżeli już prowadzisz, a mimo wszystko jednak nie możesz się wyrobić, no to tutaj przyczyny są różne, a jedną z takich przyczyn jest brak wyznaczenia czasu na konkretne zadanie. 

Pamiętam taką sytuację w jednej firmie. Była to firma już trochę większa, nie taka mikro, ale kilkunastoosobowa. W tej firmie odbywało się tak, że w sekretariacie osoby odbierały telefon, zapisywały na kartce, po co dzwonił klient, tutaj branża jest też nieistotna, no i zanosiły do tych wykonawców, bo akurat to była firma usługowa, żeby wykonać to zadanie. Oczywiście tych telefonów, dziennie, bywało bardzo dużo. W związku z tym tych prac się nawarstwiało, pojawiały się także góry kartek, no i w zasadzie ten jeden wykonawca mógł dostać nawet 40 zadań dziennie. Nikt nie wnikał w to dokładnie, kiedy on to zdąży zrobić. Oczywiście robił po kolei jeżeli miał, jakieś inne zaczęte, to kończył to zadanie. Nie było też tak skrajnie bez sensu, ale trochę nieuporządkowane. Jeżeli on teraz na tej liście miał tych kartek górę, to gdy jedno skończył, brał kartkę z góry. W ten sposób klienci, którzy zgłosili się wcześniej byli na spodzie, a w związku z tym za jakiś czas ci dzwonili, bo się denerwowali, że nie mają zrobionej pracy. Jeśli nie zadzwonił, to właściwie był w nieskończoność odkładany. Potem jak już zdenerwowany dzwonił, to się okazywało, że dzisiaj nie ma takiej opcji, żeby wykonać dla niego pracę, ponieważ dzisiaj już wykonujemy dla 10 klientów, którzy są zdenerwowani i muszą mieć teraz. Przyczyną tego główną był, nawet nie sposób przyjmowania tych zadań, bo jakikolwiek jest dobry, ale brak planowania czasu na wykonanie zadania. To jest właściwie kluczowy element, który powinniście sobie wziąć do serca. 

Prowadząc kiedyś działalność informatyczną, to już było kilkanaście lat temu, kiedy miałem własną firmę informatyczną i zatrudniałem tam kilka osób, miałem też osobę, która planowała czas, ale planowała czas w ten sposób, że rozmawiała z osobą, która miała wykonać zadanie,  w tym akurat w przypadku z informatykiem, pytając ile, mniej więcej, może takie zadanie zająć i nanosiła to zadanie na kalendarz, żeby już w tym czasie, nie planować innego. Powiem wam, że działało to rewelacyjnie.

 Ja oczywiście sam sobie prowadzę taki kalendarz, w którym przeznaczam konkretną ilość czasu na wykonanie danego działania. To powoduje, że albo muszę to zadanie przesunąć, jeżeli mam coś pilnego, albo dopiero umawiam się po tym, bo jakkolwiek byście nie chcieli to i tak w jednym czasie nie zrobicie kilku zadań. Ja wiem, że wtedy wam się może ta lista zadań, którą macie na dzisiaj nie zmieścić, ale przed chwilą o tym mówiliśmy ona i tak się nie zmieści tylko, jeżeli zaplanujecie, to wykonacie te zadania według planu, czyli tyle ile mogliście wykonać, następne zaplanujecie sobie na kolejny dzień. One będą po kolei wykonane według hierarchii ważności, a nie według hierarchii przypomnienia tak jak jest w przypadku jeżeli te zadania sobie tylko przypominamy więc jeżeli już sobie sprecyzujemy zadania i wyznaczymy sobie terminy w kalendarzu. 

I teraz uwaga może to być kalendarz Google dlatego, że jest najwygodniejszy, moim zdaniem. Ja używam dlatego, że dostępny jest w każdym moim urządzeniu. Mam go zarówno na tablecie, w komputerze jak i telefonie.  Gdziekolwiek potrzebuje, zaglądam do kalendarza i widzę, jakie mam terminy. Jeżeli jednak uważasz, że to nie jest wydajne narzędzie i wolisz prowadzić to na przykład na papierze w kalendarzu książkowym, to wtedy pamiętaj, że wpisując takie zadanie, możesz sobie zrobić strzałkę, do której godziny to zadanie potrwa. W związku z tym już w to samo miejsce nie możesz wpisać innego zadania Oczywiście jeżeli któreś zadanie będzie trwało krócej, to można w to miejsce wrzucić inne, ale do tego trzeba mieć listę zadań, które są jakby w razie czego, czyli takie najbliższe do wykonania. Na to jest taka metoda porządkowania zadań, która się nazywa Getting Things Done.  Myślę, że zrobię audycję o samej tej metodzie. Ona się składa z wielu skrzynek, ale dzisiaj nie jest to tematem tego podcastu. Jeżeli już teraz wszystko sobie ułożyliśmy, wiemy, w jakim czasie mamy co robić i mamy zaplanowane w kalendarzu, to nie jest koniec naszych problemów. 

Kolejnym dużym problemem wykonywaniu zadań są rozpraszacze różnego rodzaju, ale najczęściej jest to telefon i aplikację w telefonie. Czy ci się zdarza, bywać na spotkaniu gdzie ktoś ciągle odbiera telefony pomimo tego, że się z tobą umówił. 

Zadaję czasami pytanie moim znajomym. – Kto jest dla ciebie ważniejszy? Szef czy twoje dziecko? 

Każdy od razu odpowiada dziecko, ale uwaga. Wyobraź sobie, że rozmawiasz ze swoim dzieckiem tak na żywo i dzwoni szef i co wtedy? Odbierzesz telefon szefa, a dziecko musi poczekać. Jeśli sytuacja jest odwrotna, jesteś w gabinecie szefa albo bardzo ważnego klienta? Wyobrażasz sobie, że rozmawiasz z tym klientem czy z tym swoim szefem i dzwoni twoje dziecko? Myślę, że bardzo mało jest osób, które w tym momencie przerwą rozmowę i będą rozmawiać z dzieckiem. W drugą stronę działa, a więc priorytet, co jest ważne

Podałem oczywiście przypadek skrajny, ale wróćmy do dalszej części tych przeszkadzaczy, a mianowicie, jeżeli pracujesz nad jakąś ważną rzeczą, piszesz ofertę dla klienta, tworzysz jakiegoś maila w odpowiedzi na trudne zapytanie, albo piszesz artykuł na bloga czy robisz jakieś ważne obliczenia, no i co chwilę w telefonie pojawia się sygnał Ping Ping Ping, bo akurat tam twój znajomy dzisiaj założył czerwone skarpetki, bo któryś celebryta dzisiaj właśnie wyjechał do Dubaju. Okazuje się, że te rzeczy są tak ważne, że za każdym razem spoglądasz do tego telefonu no i patrzysz kto tam do ciebie pingnął. To skutkuje tym, że wybijasz się z rytmu pisania tworzenia tego co masz do zrobienia. 

No powiem ci nawet że jeżeli robisz jakieś rzeczy manualne, tworzysz, malujesz obraz, lepisz garnek czy też wykonujesz jakąś hałas hałaśliwą czynność, czyli na przykład jesteś kowalem i w tym czasie kujesz, albo wiercisz, no to wtedy nie będziesz tego słyszeć, więc nie ma problemu. 

Natomiast pozostałe czynności oczywiście mają wpływ, nawet jeśli jesteś kosmetyczką czy fryzjerem i będziesz co chwilę przerywać, to obsługa, czyli obcięcie czy skończenie zabiegu kosmetycznego na klientce czy na kliencie również się przedłuży, jeżeli co chwilę będzie zaglądać do telefonu.

Żeby znaleźć czas na ten podcast, czy czas dla siebie, czy wieczorem mieć chwilę, żeby sobie właśnie wtedy pooglądać te komunikatory, zobaczyć czy twój znajomy założył te czerwone skarpetki, co dzisiaj miała na obiad sąsiadka, to musisz sobie uporządkować te zadania w ciągu dnia. 

Czyli, jak to działa? Jeżeli zaczynamy pracę nad jakimś konkretnym zadaniem, telefon w tryb samolot bezwzględnie i wtedy spokojnie możesz sobie przeznaczyć czas na pracę związaną na przykład z komputerem. Jeżeli jesteś programistą i w tym czasie musisz programować, no to większość programistów wie, że musi się rozłączyć, bo powrót do kodu po przerwaniu przez cokolwiek czy kogokolwiek, nie jest już taki łatwy i trzeba się w to wczytywać. Zresztą jeżeli będziesz tworzyć oferty czy pisać jakieś skomplikowane rzeczy, to jeżeli przerwiesz, pogadasz sąsiadką, zobaczysz w tym telefonie kilka rzeczy, okaże się za chwilę, że musisz znów, dużą część tego tekstu już napisanego, przeczytać, żeby przypomnieć sobie treść, aby kontynuować. To spowoduje, że ten czas przeznaczony na wykonanie, na przykład dwie godziny, tak sobie obliczaliście, że dwie godziny wystarczą na wykonanie tej czynności, może się okazać, że w ogóle nie wystarczą, ponieważ w międzyczasie zrobiliście całe mnóstwo innych rzeczy i wciągnęły was tak bardzo filmiki z TikToka, że nie było czasu pisać tego maila i zamiast dwie godziny, ofertę piszecie w 4 no i potem się dziwicie, co się stało z dwoma godzinami, których zabrakło nam na koniec dnia

 Jak opanujecie już te przeszkadzajki, to teraz ważną czynnością w planowaniu jest to, żeby planować, wieczorem. W zasadzie jest to kluczowe. Ja jeszcze stosuję poranne planowanie, ale to jest jakby drugi etap, który kiedyś wam opowiem przy okazji tej metody GTD. 

Otóż, dlaczego wieczorem? Wieczorem jest już spokój, wszyscy już się jakoś uspokoili i może część ogląda telewizję, wy jeszcze nie chcecie albo już obejrzeliście. Teraz wystarczy wziąć kartkę, kartka jest ważna, żeby napisać nasze zadania. Można w kalendarzu, ale ja używam zwykłego notatnika, w którym piszę, żeby sobie programować mózg, żebym widział, jak wygląda to zadanie, że ono jest faktycznie do zrobienia, ponieważ mózg działa o wiele szybciej, niż jesteśmy w stanie zapisywać, dlatego pisząc, bardziej się skupiamy nad każdym słowem i ono lepiej do nas dociera. Łatwiej zrozumieć, co może oznaczać. Wtedy wymyślam sobie ile dane zadanie może mi, szacunkowo oczywiście, bo to jakieś zmiany mogą nastąpić, zająć i nanoszę sobie na kalendarz, żebym następnego dnia rano już wiedział, co mam zrobić. Mało tego, jeżeli sobie poprzedniego dnia nanoszę na kalendarz, co mam zrobić to jakby przygotowuje swój mózg, swoją głowę wstępnie do tych zadań. Nie jestem nimi zaskoczony, bo nagle wypadły następnego dnia, bo nagle sobie przypomniałem, że muszę to zrobić, ale wiem z góry czy do czegoś potrzebuje na przykład jakieś dodatkowe narzędzia, albo potrzebuje coś ze sklepu i nie zaplanowałem sobie tego i teraz mi się przypomniało. Jeśli nie będę przygotowany,  to będę latał. Skoczę do sklepu, przygotowuję narzędzia i wszystko, wszystko naraz. Wszystko chcę zrobić od razu, no i latam, tracę czas na dojazdy, na szukanie, na inne rzeczy. Jeżeli sobie to zaprogramuję wieczorem, to będę wiedział, że następnego ranka muszę przygotować te wszystkie rzeczy, zanim zacznę pracę i zacznę wykonywać czynności.  

Jeżeli będzie się to wiązało na przykład z pojechaniem do sklepu i zakupieniem, nie wiem, dodatkowego wiertła, żarówki, którą potrzebujemy, czy wstążki, albo jakiegoś innego przedmiotu jak farby, to od razu przecież mogę, razem z tym, zaplanować zrobienie zakupów spożywczych. Jadę do sklepu i za jednym razem załatwiam te sprawy związane z zakupami. To się nazywa też grupowaniem zadań, żeby zadania jednorodne, czyli te, które są podobne do siebie, wykonywać mniej więcej w tym samym czasie. Wtedy nie musimy się między nimi przerzucać i tracić czasu na dojazdy. 

To samo dotyczy się komputera. Możemy robienie ofert i odpowiadanie na maile zaplanować od godziny do godziny i teraz pracujemy od 10 do 12 przy komputerze, robiąc oferty i odpowiadając na maile. Owszem jeżeli potrzebujemy w ciągu dnia wykonać dodatkową taką samą czynność, bo jeszcze czekamy na jakąś ważną informację, to znów po jakimś kolejnym bloku robienia innych czynności, możemy zaplanować kolejny blok na odpowiadanie na maile. 

To wszystko zależy od tego jak bardzo pracujemy z tymi mailami? 

Ile potrzebujemy czasu na robienie tych ofert? 

Jak już teraz mamy te zadania pogrupowane i napisane, to rano wstajemy i robimy. Ja robię  jeszcze raz przegląd tego co mam zrobić, oczywiście zaglądam do kalendarza i jeżeli jeszcze w nocy, bo wiesz, jak wieczorem sobie napiszesz to przez noc, jeśli się obudzisz, to ci się będą niektóre rzeczy przypominać z tego, co napisałaś, czy napisałeś wieczorem, żeby następnego dnia zrobić. Będą ci się pojawiać różne usprawnienia, dotyczące czasu i w ten sposób rano budząc się, oglądasz kalendarz i wykonujesz te zadania grupami. Ja planuję też zadania z wyprzedzeniem na tydzień, aczkolwiek kategoryczne są dopiero wieczorem, a czasami niektóre są kategoryczne już wcześniej, bo jakieś ważne spotkanie z klientem, trzeba wyjechać gdzieś daleko na rozmowy, to wtedy ten dzień sobie cały planuje, że on jest na to, żeby porozmawiać z tym klientem, no i wtedy jak dzwoni inny klient, zaglądam do kalendarza i widzę, że nie mogę się z nim umówić na ten termin, bo mam zajęty cały, albo mam do którejś godziny. 

Ostatnim zagadnieniem, które dzisiaj chciałem poruszyć, jest wykorzystanie czasu, który mamy na przejazdy, na przemieszczanie się, na spacer, ale tylko w przypadku, jeżeli na spacer idziemy sami, bo jak chodzimy w towarzystwie, no to już się nie nada. W tym czasie możemy słuchać, chociażby podcastu, bo nikt nie przeszkadza, albo wykonywać ważne rozmowy telefoniczne, czyli planujemy sobie czas, że gdy jedziemy do klienta i zajmie nam to dwie godziny to w tym czasie jadąc, można wykonać wiele ważnych telefonów, które w ciągu dnia były do wykonania. Dzięki temu nie będzie Ich trzeba wykonywać później. To jest wykorzystanie czasu. W zasadzie cały czas musimy się uczyć, żeby zdążyć za konkurencją, współczesną technologią. Nie możemy przestać i w zasadzie przez całe życie musimy się uczyć. Ważne tutaj rzeczą jest czytanie. Gdzieś czytałem takie stwierdzenie, że człowiek, który nie czyta, niczym nie różni się od tego, który czyta ci nie umie 

Polecam wam czytanie, a tymczasem żegnamy się i pamiętajcie, łapka w górę, polubcie, napiszcie komentarz pod spodem i widzimy się lub słyszymy jeżeli słuchasz mnie na podcaście za tydzień 

Do usłyszenia, cześć